Reference Check 是什麼？人資需要知道的 Reference Check 問題與流程大全

Reference Check 是面試階段中人資 / 面試官篩選人才的一個重要環節，除了能確認求職者面試所述是否為事實，也能進一步了解求職者過往的工作態度。究竟 Reference Check 是什麼、人資該問哪些 Reference Check 問題，本篇文章將和面試官／人資分享進行員工背景調查、資歷查核的技巧。

Reference Check（中文：資歷查核 / 背景調查）是企業在發 Offer 前，透過電話 / 信件聯繫求職者的前主管、同事或人資，以核實其履歷真實性與過往工作表現的一道驗證程序。

進行 Reference Check 的三大核心目的為：

1. 核實客觀事實： 驗證求職者的職稱、任職期間、薪資範圍與離職原因是否與履歷/面試所述一致，防範履歷造假。
   
   
2. 評估軟實力與工作態度： 透過第三方的視角，了解求職者在壓力下的表現、團隊合作能力及真實的溝通風格。
   
   
3. 降低招募錯誤成本： 避免錄用到「面試滿分、實作零分」或帶有嚴重職場道德瑕疵的人才，詢問求職者過往表現能有一定的預防，並確保新人的聘僱品質。

事實上，並非每個職位都一定需要經歷 Reference Check 的過程，多數會需要進行 Reference Check 的職缺多為中高階主管職位、財會人員...等；然而，實際情況仍須依公司 HR 或制度規定為準。

進行任何背景調查前，企業必須事先取得求職者的「書面、數位同意」。根據《個人資料保護法》，若未經求職者同意私下打聽其隱私或前公司表現，將面臨違法風險。

最佳的查核對象依序為：直屬主管 > 跨部門協作主管 > 同部門同事 > 前公司人資。

建議由求職者提供 2-3 位推薦人名單。為了避免求職者只提供「好朋友」的聯絡方式，HR 也可以透過 LinkedIn 交叉比對名單上的職稱與關聯性是否屬實。

為了避免在對方繁忙時突兀打擾，強烈建議先寄送一封 Email 詢問意願並預約通話時間，通話時間通常控制在 10-15 分鐘內。

資歷查核問題應分為「客觀事實核對」與「主觀工作表現」兩大類，避免引導式問法，盡量讓前主管多做描述。

在進行 Reference Check 流程時，人資 / 面試官可以參考以下 Reference Check 注意事項以及 Reference Check 提問技巧，讓自己在資歷查核過程中更加順利：

• 以電話詢問的 Reference Check 形式效果最佳
  在進行 Reference Check 時，若能以電話聯繫的方式進行資歷查核，能夠有效減少信件聯絡過程中所需要消耗的時間。除此之外，以口頭敘述的電話聯繫過程也最能夠幫助人資 / 面試官了解該資歷查核對象對求職者的態度。

• 進行 Reference Check 時將內容紀錄成筆記
  進行 Reference Check 流程時，將詢問資歷查核對象的問題及其回答進行紀錄，能讓面試官 / 人資在事後更快速地進行 Reference Check 問題的內容統整，以提供主管進行用人決策的建議報告。

• 避免在 Reference Check 過程中詢問求職者的私人資訊
  資歷查核的目的在於了解求職者的工作情況與確認面試內容的真實性，調查範圍應僅限於工作職場資訊，人資 / 面試官應盡量避免在 Reference Check 過程中詢問該位求職者的私人資訊、私生活...等問題，而是應符合必要性和合理性原則進行資歷查核。

Q1：求職者不願意提供前主管聯絡方式，或表示不想讓現職公司知道怎麼辦？

這是非常合理的顧慮，HR 應給予彈性。如果求職者仍在職，絕對不能聯繫其現職公司以免造成困擾。HR 可以要求提供「前前公司」的主管聯絡方式，或是改請跨部門同事、客戶作為推薦人代替。

Q2：應徵者前主管在 Reference Check 中給了極差的評價，HR 該直接刷掉嗎？

不應單憑單一片面之詞就直接拒絕。前主管可能帶有私人恩怨或主觀偏見。HR 應綜合評估面試表現，並設法聯繫求職者提供的第二位推薦人進行交叉比對。若發現評價兩極，可再安排一次面試，給求職者針對該疑慮進行說明的機會。

Q3：Reference Check 沒過，可以直接取消已經發出的 Offer 嗎？

如果企業在發放 Offer 時有明確註明「本錄取通知需以資歷查核結果合格為生效要件」，且查核後發現求職者確實有「嚴重學經歷造假」或「違反誠信原則」的具體事實，企業有權撤銷 Offer。但若只是單純前主管評價普通，任意取消 Offer 恐引發勞資糾紛。

Reference Check 在面試環節中是影響最終是否錄用的關鍵之一，希望本篇文章能有助於人資 / 面試官在進行 Reference Check 流程時更加順利！