6 mẫu bảng lương nhân viên 2026 dễ dùng (kèm lưu ý)

Không chỉ là công cụ quản lý lương, mẫu bảng lương nhân viên còn là cơ sở để doanh nghiệp hoạch định các chế độ đãi ngộ cho người lao động cũng như đề ra các chính sách nhân sự phù hợp với tình hình kinh doanh.

Trong bối cảnh năm 2026 với những cập nhật quan trọng về mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP cùng các quy định khắt khe về BHXH, việc chuẩn hóa quy trình tính lương trở nên quan trọng hơn bao giờ hết để doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý.

Hiểu được điều đó, trong bài viết này, Cake sẽ cung cấp 6 mẫu bảng lương công ty chi tiết, được tối ưu cho từng loại hình nhân sự, giúp bộ phận C&B tính lương chuyên nghiệp và chuẩn xác hơn.

Chỉ những sai sót nhỏ trong bảng lương cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro như:

• Khi bảng lương không minh bạch hoặc bị tính thiếu, nhân viên dễ nảy sinh tâm lý hoài nghi và bất mãn. Điều này dẫn đến các khiếu nại nội bộ kéo dài, làm suy giảm hiệu suất làm việc.
• Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các sai phạm về tiền lương không còn dừng lại ở việc nhắc nhở. Tùy vào quy mô, mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 10 đến 100 triệu đồng với các hành vi như: chậm trả lương, không công bố bảng lương hoặc trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng.
• Rủi ro truy thu thuế và BHXH nếu tổ chức cố tình tách lương thành phụ cấp để giảm nghĩa vụ đóng. Khi bị phát hiện, doanh nghiệp không chỉ phải nộp đủ số tiền còn thiếu mà còn phải chịu lãi nộp chậm cũng như các khoản phạt vi phạm về thuế và bảo hiểm.
• Gặp khó khăn trong việc phân tích cơ cấu chi phí nhân sự, dẫn đến sai sót khi dự báo ngân sách, gây lãng phí nguồn lực hoặc đưa ra các chính sách nhân sự không phù hợp với thực tế kinh doanh.

• Một bảng lương chi tiết (ghi rõ số giờ tăng ca, các khoản phụ cấp, mức khấu trừ thuế/bảo hiểm...) giúp nhân viên tự đối soát dễ dàng, hạn chế những nghi ngờ như "công ty ăn bớt".
• Sự minh bạch tạo nên niềm tin. Khi tin tưởng vào quy trình tính và trả lương của công ty, nhân viên sẽ tập trung làm việc thay vì dành thời gian để lo lắng hoặc so sánh, tị nạnh lẫn nhau.

Các thông tin trong bảng lương sẽ có chút khác biệt tùy vào cách thức quản lý lương của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, một bảng lương chuẩn chỉnh vẫn cần có các thành phần cơ bản dưới đây:

1. Thông tin nhân viên

Đây là nội dung quan trọng trong bảng lương công ty, giúp doanh nghiệp xác định danh tính của nhân sự, tránh xảy ra nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp và đối soát lương.

Thông tin cần có trong mẫu bảng lương công ty thường bao gồm:

• Họ tên nhân viên
• Mã số nhân viên
• Phòng ban, chức vụ
• Số điện thoại
• Email 

2. Thông tin lương cơ bản

Phần này thể hiện lương cơ bản và số ngày công thực tế. Khoản này chưa bao gồm phụ cấp, thưởng hiệu quả và các khoản khác.

Dưới đây là mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01.01.2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP:

• Vùng I: 5.310.000 VNĐ
• Vùng II: 4.730.000 VNĐ
• Vùng III: 4.140.000 VNĐ
• Vùng IV: 3.700.000 VNĐ

3. Các khoản phụ cấp

Phụ cấp là khoản quan trọng thể hiện chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp dành cho nhân viên. Tuy nhiên, không phải khoản phụ cấp nào trong mẫu bảng lương nhân viên cũng cần đóng BHXH hay tính thuế TNCN. 

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

• Phụ cấp cần đóng BHXH như phụ cấp trách nhiệm, chức vụ,...
• Phụ cấp không cần đóng BHXH như phụ cấp ăn ở, đi lại, nuôi con nhỏ, gửi xe,...
• Các khoản phụ cấp như trang phục (không quá 5 triệu đồng/năm) và tiền ăn giữa ca (không quá 730.000 đồng/tháng) sẽ được miễn thuế TNCN. Trường hợp doanh nghiệp cung cấp suất ăn cho nhân viên, thì sẽ được miễn thuế mà không bị giới hạn định mức.

Tip: Khi tính phụ cấp cho nhân viên, công ty nên căn cứ vào Điều 103 Bộ luật Lao động 2019 để thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng. 

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đối chiếu chặt chẽ với các văn bản hướng dẫn của cơ quan BHXH để tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro pháp lý.

4. Các khoản khấu trừ

Mục này thể hiện các khoản khấu trừ bắt buộc theo quy định. Việc liệt kê chi tiết sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm được số tiền bị trừ và lý do trừ.

• Bảo hiểm gồm BHXH (8%), BHYT (1.5%), BHTN (1%). Mức khấu trừ của mỗi người có thể khác nhau tùy vào chính sách của công ty.
• Thuế TNCN (theo biểu lũy tiến).
• Phí công đoàn (nếu có).
• Tạm ứng, bồi thường (nếu có).
• Tiền đi làm muộn, Vắng mặt không phép (nếu có),...

5. Tổng lương thực nhận

Đây là số tiền cuối cùng mà nhân viên nhận được sau khi trừ tất cả các khoản bắt buộc. 

Công thức tính lương thực nhận như sau:

Ngoài những mục trên, bảng lương công ty có thể bổ sung phần ghi chú, người lập bảng và người phê duyệt nhằm đảm bảo sự minh bạch cũng như tính hợp lệ về mặt pháp lý.

1. Mẫu bảng lương cho nhân viên thời vụ

Đối với nhân viên thời vụ, cộng tác viên, người làm việc theo ca hoặc theo dự án trong một khoảng thời gian cố định, lương có thể được tính theo ngày công/giờ công hoặc khối lượng việc được hoàn thành.

➡️ Tải mẫu bảng lương cho nhân viên thời vụ

2. Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh

Bảng lương theo doanh số thường được áp dụng cho nhân viên kinh doanh và marketing. Ngoài lương cơ bản, người lao động còn có hoa hồng, thưởng doanh thu, bonus vượt KPI,...

➡️ Tải mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh

3. Mẫu bảng lương nhân viên văn phòng đơn giản

Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy trình tính lương, thưởng đơn giản. Ngược lại, với doanh nghiệp lớn có cấu trúc nhân sự phức tạp, mẫu này sẽ không phù hợp.

➡️ Tải mẫu lương nhân viên văn phòng đơn giản

4. Mẫu bảng lương nhân viên sản xuất

Do đặc thù công việc, mẫu bảng lương nhân viên sản xuất cần phản ánh chính xác số giờ làm việc, sản lượng sản phẩm cũng như các khoản phụ cấp độc hại, làm ca đêm,...

➡️ Tải mẫu bảng lương nhân viên sản xuất

5. Mẫu bảng lương cá nhân

Mẫu bảng lương cá nhân hay phiếu lương cá nhân giúp từng nhân viên theo dõi được các khoản phụ cấp, khấu trừ… chi tiết của bản thân.

Sau khi bộ phận C&B tính bảng lương chung cho toàn bộ doanh nghiệp thì cần gửi phiếu lương (payslip) đến từng nhân viên.

➡️ Tải mẫu bảng lương cá nhân

6. Mẫu bảng lương nhân viên theo mô hình 3P

Mẫu bảng lương theo mô hình 3P thường được dùng trong các tập đoàn lớn hoặc doanh nghiệp có hệ thống quản trị nhân sự bài bản. 

Lương 3P thường được tính dựa trên 3 tiêu chí:

• P1 - Position: Vị trí đảm nhiệm
• P2 - Person: Năng lực chuyên môn
• P3 - Performance: Kết quả công việc

➡️ Tải mẫu bảng lương nhân viên theo mô hình 3P

Để tránh những rắc rối về pháp lý cũng như tranh chấp với người lao động về sau, doanh nghiệp cần chú ý những điều sau khi lập bảng lương cho nhân viên:

• Luôn cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới nhất; đảm bảo các quy định về quyền lợi lao động, BHXH và thuế TNCN theo luật định.
• Ghi nhận chi tiết ngày công thực tế, số giờ tăng ca, thời gian đi muộn và nghỉ phép để làm cơ sở tính lương chuẩn xác, tránh sai lệch.
• Thể hiện rõ ràng các khoản phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khấu trừ dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng lao động và quy chế công ty.
• Lưu trữ bảng lương ít nhất 5 năm để phục vụ công tác thanh tra thuế, BHXH hoặc giải quyết các tranh chấp lao động nếu có.
• Nắm rõ thời điểm tính và trả lương để tránh sai sót về ngày công.
• Chủ động gửi phiếu lương (payslip) để nhân viên kiểm tra, xác nhận; đồng thời sẵn sàng giải đáp thỏa đáng các thắc mắc hay khiếu nại phát sinh.
• Phân loại nhân viên để áp dụng đúng chính sách: nhân viên chính thức (đóng BHXH đầy đủ), thử việc (lương ≥ 85% chính thức), thời vụ (tính theo giờ), cộng tác viên khoán việc theo hợp đồng cung cấp dịch vụ độc lập (không đóng BHXH),...
• Với khoản lương tháng 13/thưởng KPI, doanh nghiệp cần làm rõ với nhân viên khoản này sẽ tính vào năm nào và khấu trừ thuế TNCN ra sao để tránh tình trạng họ bị “sốc” khi thấy số thuế phải nộp tăng vọt trong tháng nhận thưởng.

Kết luận:

Việc tạo mẫu bảng lương nhân viên chuẩn chỉnh là bước đầu tiên để doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự ngày càng mở rộng, các phương thức quản lý thủ công trên Excel/Google Sheets hay Word sẽ dần bộc lộ nhiều hạn chế về tính bảo mật và tiềm ẩn rủi ro sai sót dữ liệu.