Exit interview là gì? Làm sao để thực hiện hiệu quả?

Theo số liệu nghiên cứu của LinkedIn, tỷ lệ nhảy việc của Gen Z đã tăng vọt 134% so với trước đại dịch năm 2019. Có nhiều nguyên nhân khiến họ “dứt áo ra đi”, chẳng hạn như thiếu cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc không phù hợp, mâu thuẫn với cấp trên, hoặc chỉ đơn giản muốn nghỉ việc để chữa lành hay học tiếp lên cao. 

Để biết chính xác lý do là gì, doanh nghiệp cần thực hiện exit interview, từ đó có thể nhìn nhận lại và cải thiện việc quản lý nhân sự của mình. Vậy exit interview là gì? Làm sao để thực hiện buổi exit interview một cách hiệu quả?

Để hiểu rõ khái niệm exit interview, trước tiên, chúng ta cần làm rõ “exit là gì”, “interview là gì”. 

Theo từ điển Oxford, một trong những định nghĩa của từ "exit" là the fact of leaving a particular situation or activity, hiểu nôm na trong tiếng Việt là rời khỏi một tình huống hoặc hoạt động cụ thể. Trong môi trường công sở, “exit” dùng để chỉ việc một nhân viên rời doanh nghiệp này để gia nhập tổ chức khác. Còn “interview” là một buổi phỏng vấn, trao đổi giữa hai hoặc nhiều người nhằm đánh giá hoặc thu thập thông tin.

Dù exit interview khá quan trọng trong lĩnh vực quản trị nhân sự nhưng lại chưa được quan tâm đúng mức. Theo nghiên cứu của Soocial, 91% công ty trong danh sách Fortune 500 thực hiện exit interview. Tuy nhiên, gần 99% trong số đó chỉ tiến hành phỏng vấn mang tính hình thức, không đúc kết được điểm quan trọng cần cải thiện hay phát huy trong việc quản lý nhân sự. 

Theo ông Tom Hayashi - giáo sư tại trường cao đẳng USC Bovard, buổi exit interview mang lại lợi ích cho cả nhân viên và công ty.

Phỏng vấn nghỉ việc giúp công ty thu thập dữ liệu giá trị về lý do ẩn sau quyết định nghỉ việc của nhân viên. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để tổ chức xem xét lại các yếu tố nội bộ, kịp thời điều chỉnh, tránh rơi vào tình trạng nhân viên xin nghỉ hàng loạt:

• Chính sách lương và chế độ đãi ngộ có rõ ràng không?
• Quản lý/Sếp trực tiếp của nhân viên đã lãnh đạo hiệu quả hay chưa?
• Có phải cách quản lý của doanh nghiệp là lý do khiến nhân sự rời đi?
• Môi trường làm việc có lành mạnh, thúc đẩy nhân viên phát triển hay không?

Exit interview là dịp để người lao động chia sẻ một cách cởi mở về những trải nghiệm của bản thân, cả tích cực lẫn tiêu cực, trong suốt thời gian công tác tại doanh nghiệp. Họ có thể nêu lên những vấn đề còn tồn đọng, góp ý về chính sách hoặc văn hóa công ty. Nhiều nhân viên rời đi không phải do bất mãn, mà chỉ vì họ tìm thấy cơ hội khác phù hợp hơn với định hướng cá nhân.

Ngoài ra, buổi phỏng vấn thôi việc cũng là cơ hội để doanh nghiệp và người lao động trao đổi rõ ràng, minh bạch về mọi thủ tục nghỉ việc như bàn giao trang thiết bị, thỏa thuận quyền sở hữu trí tuệ, việc chi trả lương,...

Để đảm bảo buổi exit interview diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp có thể áp dụng các tips dưới đây. Lưu ý, trong trường hợp nhân viên bị sa thải, hay nghỉ việc do hợp đồng hết hạn, phỏng vấn thôi việc là điều không thực sự cần thiết. 

1. Thực hiện khảo sát sơ bộ. 

Trước khi buổi exit interview chính thức diễn ra, doanh nghiệp nên gửi cho nhân viên một bảng khảo sát nhằm thu thập thông tin sơ bộ. Bảng khảo sát này nên tập trung vào:

• Trải nghiệm của nhân viên tại công ty.
• Những yếu tố tác động đến quyết định nghỉ việc của nhân sự.
• Những đề xuất cải tiến về môi trường làm việc, chính sách và văn hóa công ty.

Dữ liệu thu thập được sẽ giúp doanh nghiệp tạo danh mục câu hỏi phù hợp và định hướng buổi phỏng vấn thôi việc theo hướng hiệu quả hơn.

2. Chọn thời điểm phỏng vấn phù hợp.

Phỏng vấn nghỉ việc nên được tiến hành vào tuần cuối cùng trước khi nhân viên chính thức rời tổ chức. Điều này giúp họ có đủ thời gian suy nghĩ và phản hồi một cách khách quan, tránh cảm giác vội vã.

Thời lượng buổi phỏng vấn có thể từ 30-60 phút tùy vào thông tin nhân viên chia sẻ và điều mà doanh nghiệp kỳ vọng sẽ thu thập được.

3. Xác định người sẽ thực hiện exit interview.

Thông thường, exit interview nên do giám đốc/trưởng phòng nhân sự hoặc chuyên viên HR có kinh nghiệm đảm nhận. Trong một số trường hợp, quản lý trực tiếp có thể tham gia để tiếp nhận những phản hồi liên quan đến bộ phận của mình. Tuy nhiên, số lượng người tham gia nên được giới hạn để tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên, giúp họ dễ dàng chia sẻ suy nghĩ của mình, tương tự giống như buổi 1:1 meeting.

1. Chia sẻ mục đích buổi phỏng vấn với nhân viên.

Người thực hiện phỏng vấn nên chia sẻ rõ ràng mục đích của buổi exit interview, cần nhấn mạnh rằng đây không phải là cuộc điều tra hay đánh giá cá nhân mà chỉ đơn giản là muốn lắng nghe ý kiến của họ nhằm giúp công ty cải thiện chính sách và môi trường làm việc. Việc trình bày minh bạch về mục đích ngay từ đầu sẽ giúp nhân viên cảm thấy an tâm khi chia sẻ, từ đó nâng cao chất lượng thông tin thu thập được.

2. Khai thác thông tin quan trọng một cách có chiến lược.

Một buổi phỏng vấn nghỉ việc hiệu quả cần đi sâu vào các khía cạnh cốt lõi. Người thực hiện phỏng vấn nên khuyến khích nhân viên cung cấp ví dụ cụ thể thay vì đưa ra những nhận xét chung chung. Nếu nhân viên đã hoàn thành bảng khảo sát nghỉ việc, hãy sử dụng các câu trả lời của họ để làm cơ sở định hướng cuộc trò chuyện.

Thông tin từ exit interview cần được bảo mật tuyệt đối nhằm bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên. Doanh nghiệp chỉ chia sẻ công khai khi có sự đồng ý từ họ. 

Ngoài ra, buổi phỏng vấn thôi việc chỉ thực sự có ý nghĩa khi doanh nghiệp có những hành động cụ thể dựa trên thông tin thu thập được. 

Một số giải pháp có thể được triển khai như:

• Cải thiện chế độ đãi ngộ và phúc lợi nếu nhân viên nghỉ việc do mức lương không cạnh tranh.
• Điều chỉnh cách quản lý nếu có nhiều phản hồi tiêu cực về việc này.
• Đầu tư vào đào tạo và đưa ra lộ trình thăng tiến rõ ràng nếu nhân viên cảm thấy thiếu cơ hội phát triển.

Nhóm câu hỏi này giúp doanh nghiệp hiểu rõ nguyên nhân khiến nhân viên quyết định rời đi. Doanh nghiệp có thể hỏi những câu sau:

• Điều gì khiến bạn quyết định thôi việc tại công ty?
• Bạn có nhận được lời mời làm việc nào khác không?
• Bạn có thể chia sẻ cụ thể hơn về những khó khăn hoặc bất mãn trong quá trình làm việc không?

Đây là nhóm câu hỏi giúp doanh nghiệp thu thập ý kiến đánh giá của nhân viên về các khía cạnh khác nhau của công ty, bao gồm: môi trường làm việc, cơ hội phát triển, chính sách lương thưởng, quản lý,... Một số câu hỏi gợi ý như:

• Bạn có hài lòng với văn hóa và môi trường làm việc không?
• Cấp trên có khuyến khích và tôn trọng khi bạn đưa ra ý kiến hoặc đề xuất mới không?
• Bạn có cảm thấy mình được tạo cơ hội để phát triển bản thân không?
• Bạn có hài lòng với chính sách lương thưởng của công ty không?

Nhóm câu hỏi này khuyến khích nhân viên đưa ra những đề xuất và đóng góp nhằm giúp công ty cải thiện tốt hơn. Doanh nghiệp có thể hỏi về:

• Bạn có lời khuyên nào dành cho công ty để cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nhân tài không?
• Có điều gì bạn nghĩ công ty cần thay đổi không? Nếu có thì nên thay đổi như thế nào?

📍Kết luận

Exit interview là cơ hội để doanh nghiệp nhìn lại và cải thiện quy trình quản lý nhân sự của mình trở nên tốt hơn. Khi thực hiện đúng cách, phỏng vấn thôi việc không chỉ giúp cải thiện quy trình nội bộ mà còn góp phần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp cởi mở, nơi mọi ý kiến đều được lắng nghe và ghi nhận.