Apa itu Personal Assistant? Tugas, Skill, dan Cara Memulainya! [+Contoh CV]

Personal assistant adalah posisi pekerjaan yang penting untuk melancarkan kehidupan profesional atau kehidupan pribadi para pengusaha, direktur, manajer, selebriti, atau bahkan untuk seorang individu/keluarga. Tugas seorang personal assistant mencakup tugas-tugas administratif untuk memastikan pengorganisasian, penjadwalan, dan perencanaan yang tepat. Personal assistant pun dapat bekerja dalam lingkungan bisnis atau jarak jauh (remote work/WFH).

Di artikel Cake ini, kamu dapat memahami lebih dalam mengenai profesi personal assistant. Kamu akan mengetahui apa itu personal assistant, apa saja tugas personal assistant, cara menjadi personal assistant, dan tips lainnya.

Asisten pribadi, personal assistant, atau sering disingkat menjadi aspri, adalah seseorang yang mengurus segala tugas administratif untuk individu tertentu, seperti eksekutif, pengusaha, maupun figur publik. Peran utama seorang PA adalah menjadi tangan kanan yang memastikan efisiensi waktu atasannya dengan menangani berbagai hal, mulai dari mengatur jadwal pertemuan, mengelola korespondensi, hingga pengaturan perjalanan bisnis dan urusan pribadi lainnya.

Apakah personal assistant dan sekretaris itu sama?

Personal assistant memang dikenal juga sebagai sekretaris pribadi. Tapi, sekretaris pribadi (personal assistant) dan sekretaris itu berbeda. Ingat, sekretaris pribadi/asisten pribadi itu hanya bekerja untuk satu orang saja. Sedangkan sekretaris pada umumnya itu bekerja untuk suatu tim, departemen, atau organisasi. 

Apa kualifikasi yang diperlukan untuk menjadi asisten pribadi?

📝 Kualifikasi yang dibutuhkan dan cara menjadi asisten pribadi: 

• Miliki ijazah SMA atau sederajat. Biasanya ini menjadi persyaratan umum untuk menjadi asisten pribadi.
• Pertimbangkan untuk mengambil gelar Sarjana Bisnis Administrasi atau bidang terkait lainnya agar kamu menjadi lebih unggul dari pelamar lainnya.
• Asah soft skill dan hard skill yang dapat mendukung karir kamu sebagai asisten pribadi seperti perencanaan anggaran, manajemen kantor, komunikasi, dll.
• Mulailah bekerja dalam bidang administrasi untuk mendapatkan pengalaman yang relevan agar kamu dapat membuktikan perekrut bahwa kamu memiliki pengalaman dan keterampilan untuk menjadi asisten pribadi.
• Ikuti pelatihan, kursus, atau sertifikasi untuk asisten pribadi. 

Apa saja jenis-jenis personal assistant?

📁 Adapun beberapa jenis personal assistant (PA) sebagai berikut.

• Asisten pribadi privat (private personal assistant): menangani tugas-tugas yang bersifat personal untuk atasannya yang dapat berasal dari berbagai kalangan seperti manajer, ibu rumah tangga, sebuah keluarga, dll. Tugas-tugasnya dapat mencakup mengelola kalender pribadi/keluarga, persiapan makanan, perencanaan acara, dll. 
• Asisten pribadi paruh waktu: bekerja paruh waktu dan menjalankan tugas untuk beberapa individu.
• Asisten pribadi real estat (real estate personal assistant): membantu makelar atau individu yang bekerja pada sektor real estat lainnya.
• Asisten pribadi selebriti (celebrity personal assistant): bertugas untuk menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan bisnis atau kehidupan pribadi seorang selebriti.
• Asisten administrasi (administrative assistant): umumnya bekerja di perkantoran untuk membantu karyawan lain dan mengelola komunikasi dalam bisnis. Tugas-tugasnya dapat berupa mengarahkan panggilan telepon, menanggapi berbagai pertanyaan, mengatur jadwal rapat, dll.

Apa saja pekerjaan personal assistant?

Peran personal assistant adalah untuk membebaskan waktu atasannya dari tugas-tugas administrasi sehingga mereka dapat menggunakan waktu secara maksimal untuk tugas-tugas prioritas mereka. Tugas dan tanggung jawab personal assistant biasanya meliputi:

• Menjawab panggilan telepon, memantau email atau pesan teks dan menjawabnya jika diperlukan
• Mengelola kalender, jadwal rapat, dan pertemuan
• Mengorganisir acara dan konferensi
• Mengatur keperluan perjalanan seperti transportasi dan akomodasi
• Membuat catatan yang akurat dan komprehensif ketika rapat
• Mengingatkan atasan mengenai tugas penting dan tenggat waktunya
• Mengelola database dan sistem pengarsipan
• Membantu tugas-tugas lainnya untuk mendukung atasan. Tugas ini dapat bervariasi tergantung sektor dan kewenangan atasannya.

1. Keterampilan Komunikasi

Kemampuan untuk berkomunikasi secara verbal dan tertulis itu sangat penting untuk dimiliki personal assistant, karena kamu harus bisa memahami instruksi dan menyampaikannya kepada yang berkepentingan secara jelas. 

Selain itu, salah satu tugas umum seorang personal assistant adalah untuk menjawab telepon atau email. Agar tidak adanya miskomunikasi, kamu perlu melatih kemampuan interpersonal/komunikasi kamu.

2. Keterampilan Teknologi

Sebagai seorang personal assistant, kamu perlu memahami berbagai software atau tools untuk mengelola data, membuat spreadsheet, presentasi, atau menggunakan kalender digital. Ini merupakan salah satu job desk asisten pribadi yang harus kamu jalani.

Beberapa software umum yang biasa digunakan untuk pekerjaan ini adalah Microsoft Word, Excel, dan Powerpoint. Selebihnya itu tergantung sektor yang kamu dan atasan kamu tekuni. Jika kamu dapat membantu atasan kamu dalam masalah teknis, ini akan membuat kamu lebih unggul.

3. Kemampuan Manajemen Waktu

Salah satu tugas utama personal assistant adalah mengatur waktu atasan agar setiap tugas dan target untuk hari itu tercapai. Tidak hanya kamu harus pintar mengelola waktu atasan kamu, kamu juga harus bisa mengatur waktu untuk urusan pribadi. 

Penting untuk memiliki keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi kamu dan tetap memprioritaskan kebutuhan atasan ketika bekerja. Hal ini dapat membantu kamu menggunakan waktu lebih efisien, baik itu untuk atasan maupun diri sendiri.

4. Keterampilan Organisasi yang Kuat

Selain kemampuan manajemen waktu, personal assistant harus memiliki keterampilan organisasi yang kuat. Kalau kemampuan manajemen waktu itu fokus pada menggunakan waktu dengan efisien agar target dan tugas tercapai, keterampilan organisasi itu lebih fokus pada mengoordinasikan dan mengelola kalender serta acara atasannya. 

Contohnya, kamu sebagai personal assistant bertanggung jawab atas perencanaan meeting dan kamu harus mengetahui cara mengatur sebuah meeting.

5. Siap Menjaga Rahasia

Sebelum memulai pekerjaan kamu sebagai personal assistant, kamu harus menandatangani surat perjanjian tentang larangan pengungkapan informasi rahasia (non-disclosure agreement). Oleh karena itu, kamu sudah pasti harus siap dan bisa menjaga rahasia atasan kamu. Karena sebagai personal assistant kamu akan dihadapkan dengan data-data sensitif atau rahasia. 

✅ Perhatikan penampilan kamu

Sebagai personal assistant, kamu akan menjadi kontak pertama dan merepresentasikan atasan kamu. Maka, penting untuk kamu menjaga penampilan agar tetap rapih dan terlihat profesional.

✅ Jadilah orang yang proaktif

Kebanyakan rekruter akan mencari asisten pribadi yang memiliki sifat inisiatif. Ini berarti mereka ingin merekrut personal assistant yang dapat memenuhi kebutuhan mereka tanpa diminta. 

Misalnya, kamu dapat menyiapkan sebuah dokumen yang diperlukan oleh atasan kamu sebelum mereka memintanya. Jadi kamu tidak perlu selalu menunggu arahan atasan kamu. Sikap proaktif ini sangat dicari oleh perekrut.

✅ Siapkan Curriculum Vitae (CV) Personal Assistant yang Menarik 

Jika kamu sudah memiliki keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk menjadi seorang asisten pribadi, hal terakhir yang perlu kamu siapkan adalah CV personal assistant yang menarik. Tanpa membuat CV asisten pribadi yang menarik, kamu akan susah mendapatkan pekerjaan sebagai personal assistant.

Pada CV personal assistant yang baik dan menarik, kamu harus bisa menunjukkan kepada perekrut bahwa kamu adalah kandidat yang cocok untuk mereka.

Yuk, simak contoh CV personal assistant yang baik dan menarik ini!

💡 Pro tip: Selain membuat CV personal assistant, kamu juga bisa membuat surat lamaran kerja personal assistant agar menjadi lebih unggul dari pelamar lainnya, lho!

Itulah beberapa hal mengenai personal assistant. Jika kamu tertarik untuk menjadi personal assistant, ingat tips-tips tadi dan teruslah asah keterampilan administratif kamu! Jangan lupa pelajari juga contoh CV lainnya yang bisa kamu jadikan referensi agar peluangmu diterima semakin besar. Tetaplah semangat untuk mencapai pekerjaan impian kamu, ya ✨

Cake adalah platform yang menawarkan berbagai solusi untuk kebutuhan kariermu. Kamu bisa bikin CV yang profesional dan ATS-friendly, dan ada fitur Cake AI CV Checker untuk mengoptimalkan CV kamu. Cake Cover Letter AI juga siap membantu kamu bikin surat lamaran yang menarik HRD.

Plus, kamu juga bisa bikin portofolio online, cari lowongan kerja di job portal atau aplikasi cari kerja kami, serta mulai networking dan membangun personal branding lewat Cake. Jangan lupa untuk ikuti panduan karier dan blog kami untuk membantu perkembangan karirmu.

Siap wujudkan karier impian? Yuk, cobain Cake sekarang!

Pertanyaan seputar Personal Assistant

1. Apa saja tugas yang dilakukan seorang personal assistant?

Tugas harian seorang personal assistant sangat dinamis, namun umumnya meliputi mengatur janji temu dan rapat, menyortir email serta panggilan telepon yang masuk, menyusun agenda perjalanan, hingga menyiapkan dokumen atau laporan penting. Selain tugas administratif, seorang personal assistant juga sering bertanggung jawab mengingatkan atasan mengenai deadline dan memastikan seluruh kebutuhan operasional harian atasan terpenuhi dengan lancar.

2. Apa perbedaan utama antara personal assistant dan virtual assistant?

Perbedaan utamanya terletak pada lokasi kerja. Personal assistant biasanya bekerja secara langsung di lokasi yang sama dengan atasan untuk menangani tugas fisik maupun administratif. Sementara itu, virtual assistant bekerja secara jarak jauh (remote) dan biasanya berkomunikasi melalui platform digital untuk menyelesaikan tugas-tugas berbasis online.

3. Apakah menjadi personal assistant harus memiliki latar belakang pendidikan khusus?

Meskipun banyak posisi yang menerima lulusan SMA/Sederajat, memiliki gelar sarjana di bidang Bisnis, Komunikasi, atau Administrasi sering kali menjadi nilai tambah. Namun, yang lebih diutamakan oleh perekrut adalah pengalaman kerja yang relevan dan penguasaan soft skills seperti manajemen waktu serta komunikasi.

3. Berapa kisaran gaji seorang personal assistant di Indonesia?

Gaji seorang aspri sangat bervariasi tergantung pada pengalaman, lokasi, dan siapa individu yang didampingi. Secara umum, kisarannya berada di angka Rp 4.700.000 hingga Rp 7.000.000 per bulan, namun untuk level asisten eksekutif atau asisten selebriti papan atas, angkanya bisa jauh lebih tinggi.