Receptionist cum Sales Support

Welcome all visitors (customers / supplier) in a professional and courteous manner

Chào đón khách (khách hàng/ nhà cung cấp) một cách lịch sự và chuyên nghiệp

Answering all incoming calls and refer to the appropriate department and person, taking messages as required / should staff concerned not available

Nhận các cuộc gọi đến và chuyển cho các bộ phận/ người có liên quan, nhận tin nhắn khi có yêu cầu/ nếu người liên quan không có mặt

Ensure prompt and efficient sending, receipt and distribution of letters; provide accurate calculation of monthly postal charges

Đảm bảo rằng việc gửi, nhận, phân phối thư từ được nhanh chóng và hiệu quả; tổng kết phí bưu điện hàng tháng

Summary and order stationeries, medicine, grocery and follow up the inventories

Tổng hợp và đặt văn phòng phẩm, thuốc y tế và theo dõi lượng tồn kho

Manage for arrangement of meeting room and the relevant equipment

Quản lý việc sử dụng phòng họp và các thiết bị liên quan

Assist in general administrative work (such as search for quotation, make payment, translation, filing arrangement, etc)

Hỗ trợ các công việc hành chính văn thư (như tìm bảng báo giá, theo dõi văn phòng phẩm, chuẩn bị hồ sơ thanh toán, dịch thuật, sắp xếp hồ sơ …)

Coordinate with Tea Lady for drinking, tea break of meeting or substituting during any absence

Phối hợp cùng nhân viên tạp vụ sắp xếp nước uống, ăn nhẹ cho các cuộc họp hoặc khi nhân viên tạp vụ khi vắng mặt

Maintain the reception and pantry area in the neat and tidy manner

Giữ cho khu vực tiếp tân và phòng ăn luôn gọn gàng, sạch sẽ

To coordinate, support sales team to complete sales documentation, contract and other relevant sales documents

Phối hợp, hỗ trợ đội ngũ bán hàng hoàn thành hồ sơ bán hàng, hợp đồng và các giấy tở liên quan đến việc bán hàng

To be key person to receive reservation form, all documents that related to sales matters

Là đối tượng chính nhận phiếu giữ chỗ, mọi các giấy tờ liên quan đến việc bán hàng

To comply and adhere to all matters pertaining to Quality, Safety, Health, Environment related to the job scope and workplace as required by the company

Tuân thủ và tuân thủ mọi vấn đề về Chất lượng, An toàn, Sức khỏe, Môi trường liên quan đến phạm vi công việc và địa điểm làm việc theo yêu cầu của công ty

Any other duties that may be assigned from time to time by the management

Các nhiệm vụ khác được Ban Giám đốc phân công vào từng thời điểm

College Degree in Foreign languages or Administration; Certificate of Secretary

Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành ngoại ngữ hoặc Hành chánh, Chứng chỉ thư ký

Relevant experience is an advantage

Ưu tiên có kinh nghiệm các lĩnh vực có liên quan

Excellent interpersonal and communication skills both Vietnamese and English; Proficient in MS Office; Filing Skill

Kỹ năng lưu trữ hồ sơ./ Giỏi giao tiếp cả tiếng Việt và Anh; Thạo vi tính văn phòng

Personal qualities/ Phẩm chất: Positive service attitude; Pleasant personality and initiative

Tích cực, hòa đồng và sáng tạo